Tegenwoordig wordt er meestal digitaal vergaderd. Hoe verzamelen we best handtekeningen voor het protocol?

Of volstaat een mail ter goedkeuring als we die toevoegen aan het protocol?

In principe moet het eenparig akkoord van werknemersvertegenwoordigers en het schoolbestuur worden opgetekend. In principe zal het huishoudelijk reglement van het LOC bepalen hoe dit geschiedt. De eerste stap zal dus nazicht zijn van het huishoudelijk reglement.

Volledigheidshalve herhalen we dat het protocol rechtsgeldig is, zelfs wanneer het niet door de vakorganisaties is ondertekend; ze moeten de gelegenheid gekregen hebben om dit te doen. Het kan echter gebeuren dat de vakorganisaties weigeren het protocol te ondertekenen of verkiezen zich te onthouden. In dat geval zal het protocol enkel worden ondertekend door de leden van de overheidsafvaardiging; het zou zelfs enkel door de voorzitter van het comité kunnen worden ondertekend, die hierbij dan optreedt in zijn specifieke hoedanigheid van voorzitter en hoofd van de overheidsafvaardiging en aldus de verantwoordelijkheid draagt voor de definitieve inhoud van het protocol, dat niettemin volledig geldig zal zijn.

In het voorbeeld huishoudelijk reglement van het centraal paritair comité – dat geldt als er geen huishoudelijk reglement werd afgesloten – werd in artikel 20 bepaald dat: “De secretaris nodigt alle leden van het LOC uit om binnen een bepaalde termijn het protocol te komen ondertekenen op de zetel van het LOC.”.  (Model huishoudelijk reglement )

Dit zou dus een praktische oplossing kunnen zijn dat er een bepaalde deadline wordt gegeven om te komen ondertekenen.

Het eenparig akkoord moet worden opgetekend in het protocol als alle partijen het hierover eens zijn, maar er wordt niet specifiek bepaald hoe dit moet gebeuren. Men zou daarom eventueel kunnen stellen dat een goedkeuring via mail voldoende is om de decretale verplichtingen te vervullen.

Wij stelden de vraag aan de FOD Beleid en Ondersteuning en aan het Vlaamse Ministerie van Onderwijs of het akkoord per mail kan worden gegeven i.p.v. een effectieve ondertekening van het protocol. De FOD Beleid en Ondersteuning antwoordde: “Effectieve ondertekening van het protocol is vereist.”

Een bevestiging per mail zou dus onvoldoende zijn. Om elke discussie te vermijden, is het best dat het protocol daadwerkelijk wordt ondertekend. Maar hierover kan worden gediscussieerd want het Vlaamse Ministerie van Onderwijs heeft een minder streng standpunt en antwoordde:

“Het LOC-decreet bepaalt in art. 34, § 1 dat de conclusies van iedere onderhandeling worden vermeld in een protocol waarin ofwel het eenparig akkoord van de afvaardiging van de inrichtende macht en van de vertegenwoordigers van het personeel, ofwel hun respectieve standpunten worden opgetekend. Het decreet bevat geen nadere bepalingen inzake de wijze waarop een protocol wordt ondertekend. In dat opzicht lijkt het decreet een werkwijze waarbij het akkoord wordt verleend per e-mail in beginsel niet te verhinderen. Evenwel zal ook moeten worden nagegaan wat terzake bepaald is in het huishoudelijk reglement van het LOC. Mogelijk is voor het verlenen van een akkoord met een protocol via e-mail vereist dat het huishoudelijk reglement wordt aangepast en is het aangewezen uitdrukkelijk te voorzien in de mogelijkheid ervan. In dat verband wijs ik erop dat in het model van huishoudelijk reglement dat overeenkomstig art. 24, §2 van het LOC-decreet werd opgesteld binnen het Centraal Paritair Comité, in art. 20. is voorzien dat de secretaris alle leden van het LOC uitnodigt om binnen een bepaalde termijn het protocol te komen ondertekenen op de zetel van het LOC.”